人員查核牽涉求職者或員工的個人資料，不能把「公司想知道」等同「可以無限蒐集」。先由人資與法務寫清楚目的、資料項目與誰能接觸。
只使用自己合法持有的資料；第一次諮詢不輸入真實案件個資。有人身或金流急迫風險時，先使用官方求助管道。
01 · 從職務風險反推查核項目
財務授權、特許資格或接觸高度機密的職務，可能需要不同的查核方式。每一項都要說明與職務的關聯、必要性及較少侵害的替代方案。
02 · 確認告知與適當權利基礎
向當事人清楚說明蒐集者、目的、範圍、利用方式、保存與權利行使管道；涉及特別敏感資訊或跨境資料，交由法務檢查現行法規。口頭「同意查一切」不等於無限制授權。
03 · 以可核對來源為主
優先核對當事人提供的學歷、證照、工作經歷與依法可公開資料；同名紀錄必須避免誤認。不得購買戶籍、醫療、信用、通聯或未授權的私人帳號資料。
04 · 報告只呈現工作相關事實
把來源、日期、確認方式、未核實事項分開寫，不將傳聞、個人私生活或單一負評當作結論。讓有權決策的人員看到必要摘要，限制原始資料流通。
05 · 訂保存、申覆與刪除安排
寫明結果保留多久、誰可存取、資料錯誤如何更正、落選或離職後如何處置。真正涉及勞動決定時，由人資與法律專業者負責，不讓外部業者自動決定錄用。
常見問題
有一張授權書就能查所有資料嗎？
仍需確認目的、資料範圍、必要性及法律限制。
可查非公開醫療與銀行資料嗎？
一般私人查核不能無授權取得；高敏感資料應由具資格者逐案審查。