發現下載異常或文件外流時，應先保住公司有權控制的資料，限制接觸面並交由法務、資安與人資分工。單一下載紀錄不等於特定員工違法或資料已外洩。
只使用自己合法持有的資料；第一次諮詢不輸入真實案件個資。有人身或金流急迫風險時，先使用官方求助管道。
01 · 確認安全與事件範圍
先分辨是系統故障、誤分享、已知授權活動或可能的外流。列出資料庫、文件、分享連結與時間區間，不在一般聊天群組散布完整機密檔。
02 · 保全自有系統紀錄
由有權管理者保存原始日誌、存取權限快照、分享設定、版本與系統時間，建立副本與接觸紀錄。維持原檔完整，不擅自清除或重寫紀錄。
03 · 同步封堵持續風險
在不破壞證據的前提下，由資安負責人撤除不必要分享、重設受影響憑證並記錄每一步變更。若涉及個資或法定通知，依現行規定由法務判斷。
04 · 區分事實與推論
報告可寫「某帳號在某時段下載」及來源，不能直接寫成「某人偷走商業秘密」。資料是否符合營業秘密要件、行為是否侵權，需由律師依具體資料和法律判斷。
05 · 界定外部調查邊界
只提供必要、經授權的公司資料與待查問題；禁止登入私人帳號、私裝監控或大範圍索取員工私生活紀錄。契約應寫明權限、保密、回報與資料銷毀。
常見問題
下載紀錄可以直接定罪嗎？
不能。帳號使用者、授權、工作需求與資料去向都需交叉核對。
能私看員工個人雲端嗎？
不能把公司調查目的視作私人帳號的無限授權。